Com a crescente digitalização dos processos de Recursos Humanos (RH), a gestão de dados pessoais tornou-se um dos principais desafios dessa área. A necessidade de coletar, armazenar e processar informações sensíveis dos colaboradores coloca o RH na linha de frente da conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Além de garantir a segurança e a privacidade dos dados, é fundamental que as empresas mantenham transparência em seus processos para evitar riscos legais e preservar a confiança dos funcionários.

O primeiro grande desafio é garantir que apenas os dados necessários sejam coletados, respeitando o princípio da minimização de dados, previsto na LGPD. Muitas organizações acabam pedindo informações excessivas ou desnecessárias, aumentando o risco de exposição e violação de dados pessoais. É fundamental que o RH avalie cuidadosamente quais informações são indispensáveis para seus processos, desde a fase de recrutamento até a rescisão de contratos.

Outro ponto crítico é o tratamento de dados sensíveis, como informações sobre saúde, raça, religião ou orientação sexual. Esses dados exigem cuidados adicionais, já que seu uso indevido pode gerar discriminação ou violar a privacidade dos colaboradores. A área de RH deve estabelecer bases legais claras para o tratamento desses dados, garantindo que eles sejam processados somente para finalidades legítimas, como controle médico e inclusão social.

O compartilhamento de dados com terceiros é outro desafio relevante. Informações dos funcionários são frequentemente compartilhadas com prestadores de serviços, como seguradoras, planos de saúde, contabilidades e empresas de folha de pagamento. A empresa precisa garantir que esses parceiros sigam as mesmas normas de proteção exigidas pela LGPD e que existam acordos de tratamento de dados formais para evitar riscos de vazamento ou uso indevido.

A segurança da informação também é uma preocupação central. RHs lidam com documentos físicos e digitais, que precisam ser protegidos por meio de medidas como controle de acesso, criptografia e backups. O uso de plataformas digitais e softwares de gestão demanda atenção especial, garantindo que esses sistemas sejam seguros e compatíveis com as exigências legais.

Além da tecnologia, o RH enfrenta o desafio de promover uma cultura de conscientização sobre a privacidade entre os colaboradores. Treinamentos regulares sobre boas práticas no uso de dados e campanhas de conscientização sobre segurança digital são fundamentais para reduzir riscos. A LGPD exige, por exemplo, que os funcionários sejam informados sobre como seus dados estão sendo tratados e quais são seus direitos.

A gestão do consentimento é outro aspecto importante. Em muitos casos, o RH precisa obter autorização explícita dos colaboradores para tratar determinados dados, especialmente os que envolvem informações sensíveis. A coleta e o registro desse consentimento devem ser feitos de forma clara e transparente, com a possibilidade de o colaborador revogar a autorização a qualquer momento.

Por fim, em caso de incidentes, como vazamentos de dados, o RH deve estar preparado para atuar rapidamente. É necessário ter um plano de resposta a incidentes e comunicar o evento à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) dentro do prazo exigido, minimizando os impactos e riscos à empresa e aos colaboradores.

A conformidade com a LGPD traz desafios significativos para a área de Recursos Humanos, exigindo uma abordagem integrada que envolva tecnologia, processos e governança. O tratamento responsável dos dados pessoais não é apenas uma questão legal, mas também estratégica para criar um ambiente de confiança e respeito, fortalecendo o relacionamento entre empresa e funcionários em um mercado cada vez mais orientado pela privacidade e segurança.

Por: Fabio Neves – Advogado | Sorocaba – SP